Tuy nhiên, bất cứ công việc kinh doanh nào cũng đều sẽ gặp những khó khăn nhất định trong vấn đề quản lý, và mô hình cửa hàng cafe cũng không ngoại lệ. việc quản lý một quán cafe mà không có bất cứ công cụ hỗ trợ nào khiến cho việc kinh doanh gặp nhiều trở ngại ở mức độ nghiêm trọng, thậm chí ảnh hưởng đến rất nhiều khâu trong một chuỗi công việc hỗ trợ nhau.

Trong giới hạn bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu những khó khăn trong vấn đề quản lý quán cafe cũng như tìm giải pháp từ phần mềm quản lý quán cafe, hy vọng sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích và cần thiết.

Khó khăn trong vấn đề quản lý quán cafe hiện nay

Vấn đề doanh thu

Doanh thu mang ý nghĩa sống còn với mọi doanh nghiệp nói chung và cửa hàng cafe nói riêng, vây nên, khi nhắc tới điều này, nghĩa là chúng ta đang đề cập đến việc quản lý thu-chi. Nếu không có phần mềm hỗ trợ bạn thống kê và trích xuất báo cáo về các nguồn thu-chi, những khúc mắc, bất cập chắc chắn sẽ xảy ra, chẳng hạn:

Nhân viên thiếu trung thực:

Thu ngân là người được uỷ thác nhiệm vụ thu và giữ tiền khi vận hành quán cafe. Sau ca làm việc thì số tiền này sẽ được bàn giao cho nhân viên trực ca tiếp theo hoặc chính chủ sở hữu. Song, nếu người thu ngân có ý đồ xấu và nộp lại tiền ít hơn, họ có thể không ghi những order của khách hàng vào sổ cái, để thu tiền một cách lén lút, bí mật. 

Các sai sót trong tính và thu tiền cafe:

Vào những dịp lễ hay cuối tuần, khi quán cafe của bạn trở nên đông đúc thì đó cũng là lúc những sai sót thường xuyên xảy ra. Việc tính nhầm số tiền, thu về ít hơn số thực tế, nhầm lẫn khách này với khách kia,… là hoàn toàn có thể xảy ra nếu không có công cụ hỗ trợ.

Order nhầm do lỗi viết tay:

Nhân viên order tại phần lớn quán cafe đều ghi nhớ bằng đầu, hoặc ghi tay vào giấy note. Nếu quá nhiều khách hàng cùng một lúc, nhân viên hoàn toàn có thể ghi nhầm món, sai các chi tiết dẫn đến nhập liệu thông tin cũng nhầm lẫn theo.

→ Đó thường là các yếu tố chính dẫn đến thất thoát doanh thu ỏ các cửa hàng cafe. Bạn có thể thấy được rằng nếu duy trì mô hình quản lý thủ công, ngoài việc mất tiền và gây lủng củng nội bộ thì việc quản lý cũng không suôn sẻ, thậm chí còn dẫn đến nhiều vấn đề khác như sơ sót trong quản lý nguyên liệu, hàng tồn kho.

Theo dõi và quản lý vật tư, nguyên liệu pha chế

Một trong những nguyên tắc tối quan trọng để quản lý các cửa hàng cafe, đó là về định lượng nguyên liệu. Bạn thật sự cần xác định một ly cafe bán ra chứa bao nhiêu gram cafe, và bao nhiêu ml sữa,… từ đó tính được giá thành sản phẩm để cân bằng khoản vốn và lợi nhuận. Nếu không thể định lượng thì việc thất thoát nguyên liệu dù vô tình hay cố ý đều có thể dễ dàng xảy ra.

Có thể bạn sẽ nghĩ nhưng sự sai lệch này là không đáng kể, nhưng sai lệch nhỏ đều đặn trên từng ly cafe sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, số lượng nguyên liệu và kéo theo đó là sự sụt giảm doanh thu do không thể đảm bảo chất lượng sản phẩm và làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dùng.

Mặt khác, công tác quản lý hàng tồn kho cũng trở nên khó khăn bởi không có công cụ hỗ trợ việc quản lý, vận hành, bởi chúng mang tính hệ thống.

Phần mềm quản lý quán cafe – giải pháp tối ưu

Với những vấn đề nêu trên, nhu cầu về một công cụ quản lý quán cà phê đang ngày càng trở nên cần thiết hơn, kể cả khi bạn làm chủ của một quán cafe bình dân hay là nhà quản lý của một chuỗi cửa hàng cafe có thương hiệu.

Hệ thống quản lý quán cafe là gì?

Đây là những ứng dụng được lập trình dành riêng cho công tác thống kê, theo dõi, quản lý mọi hoạt động đầu vào của một quán cafe. Thường thì một ưng dụng quản lý quán trà sữa hoàn chỉnh sẽ bao gồm các hạng mục như:

• Order món qua máy tính bảng: Đây là một ứng dụng chuyên nghiệp, hiện đại và sở hữu lợi thế tương tác với khách hàng bởi nó tiện lợi và giúp họ chọn món mà không làm mất thời gian.
• Quản lý thực đơn từng bàn khách: Các thông tin được ghi nhận tự động và đưa lệnh xuống bộ phận pha chế, tránh nhầm lẫn giữa các bàn.
• Thống kê nguyên vật liệu, công cụ pha chế: thậm chí là khấu hao máy móc, giúp bạn quản lý toàn bộ chi phí đầu vào, quản lý tốt các chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, bổ sung phát sinh, giúp chủ quán tiết kiệm chi phí và tăng sinh lợi nhuận.
• In hoá đơn, biên lai tính tiền bằng máy: Giúp giảm thiểu thời gian tính toán, giảm sai sót do lỗi con người
• Quản lý chính xác số lượng đơn hàng và giá tiền thanh toán: Chỉ cần thực hiện đúng thao tác, hệ thống sẽ tính được doanh thu chính xác là bao nhiêu, từ đó chủ quán cafe không lo lắng bị thất thoát nguồn tiền thu về.
• Tính lương nhân viên: Phần mềm tính tiền quán cafe cũng cung cấp trình chấm công nhân viên, số ngày, số giờ làm việc, nghỉ phép,… làm cơ sở cho việc tính lương nhân viên của quán, đồng thời kiểm soát các vấn đề của quán thông qua lịch làm việc của nhân viên.

Phần mềm quản lý quán cà phê free – liệu có nên sử dụng?

Chúng ta đang nói đến những phần mềm chuyên dụng trong việc quản lý quán cafe. Còn đối với các “hệ thống quản lý quán cafe miễn phí” cung cấp trên các website hiện nay, thì tôi khuyên các bạn không nên sử dụng bởi nhiều lý do:

• Các phần mềm quản lý quán cà phê free không cung cấp đủ tính năng cần thiết cho các hoạt động của quán cafe, chẳng hạn, họ sẽ cung cấp phần bán hàng free, nhưng tính phí phần báo cáo doanh thu, báo cáo kho. Mà phần upgrade lại không hề “free” chút nào.
• Một số phần mềm chỉ Free trong thời gian ngắn, ứng dụng sẽ bị khoá sau một thời gian nhất định, và người dùng buộc phải trả phí bản quyền theo tháng hoặc vĩnh viễn để được sử dụng tiếp.
• Một số phần mềm miễn phí hoá ra lại là … file excel. Thực tế, nó chỉ khiến việc quản lý trở nên phức tạp hơn, dễ bị mất dữ liệu, nhân viên có thể dễ dàng gian lận, không xuất trình đủ các báo cáo chi tiết.
• Một số file quản lý quán cafe free thậm chí còn dính mã độc, có thể khiến máy tính bị nhiễm virus khi tải về.

Do đó, nếu bạn là một chủ doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược dài hạn, mong muốn tiết kiệm thời gian, công sức và tăng hiệu suất công việc để mở rộng quy mô kinh doanh, thì hãy đầu tư vào một công cụ quản lý quán cafe chuyên nghiệp, thật sự giá trị và hữu ích.

Phần mềm quản lý quán cà phê của Mona Media

Với vai trò của một công ty thiết kế website, phần mềm với hơn 9 năm kinh nghiệm trong ngành, Mona Media tự tin ra mắt phần mềm quản lý quán cafe, chuỗi cửa hàng nước uống được xây dựng trên nền tảng lập trình ổn định, mạnh mẽ, bảo mật, giúp các chủ cửa hàng giải quyết được các vấn đề dựa trên các yêu cầu cụ thể của các cửa hàng cafe lớn, nhỏ.

Ưu điểm:

• Thiết kế trên nền tảng web-app, lập trình app iOS/ Android
• Công nghệ được cập nhật và phát triển liên tục để đảm bảo chất lượng tốt nhất
• Tiện lợi, thiết kế chuẩn UX/UI cho hiển thị tốt nhất, đồng thời nâng cao trải nghiệm người dùng
• Phần mềm chuẩn thuần Việt, được thiết kế độc quyền, không sao chép bất cứu phần mềm nào trước đây có mặt trên thị trường.

Các tính năng nổi bật:

Định lượng nguyên liệu pha chế cafe

Các phần mềm quản lý có thể hiển thị rõ công thức cho từng sản phẩm được khách order trên màn hình để hướng dẫn cho bộ phận pha chế thực hiện, giúp giảm thiểu trường hợp pha chế sai công thức, sai hàm lượng, tránh thất thoát nguyên liệu và duy trì doanh số quán.

Liên kết nhân sự, tiết kiệm thời gian giao tiếp

Ứng dụng quản lý quán cafe Mona hiển thị các danh mục thức uống, đồ ăn theo nhóm, thậm chí có thanh mục tìm kiếm để nhanh chóng xác định sản phẩm.

Nhân viên order chỉ cần gõ chữ cái đầu tiên để xác nhận và chuyển tiếp yêu cầu cho bộ phận pha chế. Giả sử trong trường hợp khách đổi ý, chỉ cần thêm một vài thao tác để thông tin chỉnh sửa hiển thị trong hệ thống. Từ đó, mọi khía cạnh công việc vận hành đều được tăng tốc, tiết kiệm thời gian, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc.

Quản lý kho hàng, kiểm kê và lên kế hoạch mua hàng

Quản lý nguyên liệu tồn kho là một chức năng được thiết kế trong phần mềm của Mona. Máy tính sẽ ghi nhận và theo dõi mọi thông tin, hoạt động xuất – nhập của kho hàng. Kết hợp với tính năng định lượng nguyên liệu và thống kê doanh số, phần mềm sẽ giúp bạn tính toán xem kho hàng hiện tại đủ để đáp ứng trong bao lâu, hạn chế tình trạng thiếu nguyên vật liệu, ổn định trạng thái hoạt động của quán cafe.

Tính tiền tự động

Hệ thống quản lý cửa hàng cafe Mona có khả năng tính tiền tự động vô cùng chính xác, để tính số tiền cuối cùng khách phải thanh toán sau khi trừ ra các khoản chiết khấu như khuyến mãi, voucher, ưu đãi khách hàng thân thiết,… giúp việc tính tiền trở nên đơn giản, hạn chế các rủi ro thất thoát doanh thu do sai lầm chủ quan của con người.

Báo cáo, thống kê tình hình kinh doanh

Báo cáo và thống kê là tác vụ quan trọng để đánh giá tình hình hoạt động của quán cafe, từ đó vạch ra chiến lược trong tương lai. Phần mềm có thể đưa ra báo cáo tổng thể lẫn chi tiết, xác thực theo thời gian. Bạn cũng có thể kiểm tra lại các thông tin cần thiết như doanh thu, số voucher phát hành, số ly cafe đã bán, số hoá đơn đã in, thậm chí là chi tiết từng hóa đơn cụ thể.

Với những báo cáo này, bạn có thể tham khảo, điều chỉnh hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp. Thậm chí báo cáo về thành tích của từng nhân viên, ca trực cũng được ghi nhận để phục vụ quyết định tăng lương, khiển trách nếu cần thiết

Quản lý từ xa trên mọi nền tảng thiết bị

Với Mona Coffee, bạn có thể giám sát mọi hoạt động của cửa hàng thông qua smartphone, máy tính cá nhân hoặc tablet, thậm chí điều khiển, ra thông báo từ xa cho tất cả các nhân viên trong quán của mình.

Thậm chí nếu không có Internet, bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm trong mạng nội bộ. Việc quản lý và quan sát tình hình hoạt động sẽ tiện lợi và dễ dàng hơn, giúp bạn dành sự tập trung cho các chiến lược phát triển lâu dài.

Quản lý thông tin khách hàng

Lưu trữ thông tin, tạo lập hồ sơ khách hàng là công việc cần làm để thiết lập mối quan hệ với khách hàng, từ đó mở rộng và phát triển nền tảng vững chắc này, triển khai các chương trình VIP, khách hàng thân thiết,…

Chẳng hạn, khi những khách hàng thường xuyên ghé quán nhận được ưu đãi đặc biệt, họ sẽ cảm thấy hài lòng hơn, tăng sự trung thành với thương hiệu của bạn hoặc lôi kéo thêm nhiều khách hàng tới quán, thậm chí là truyền thông về bạn trên các phương tiện social media, trang cá nhân,…

Tăng tính chuyên nghiệp trong kinh doanh cafe

Sử dụng ứng dụng quản lý quán cafe giúp cải thiện một cách rõ rệt, nâng cao hình ảnh và tính chuyên nghiệp cho quán cafe.

Sẽ không còn tình trạng nhân viên lớn tiếng để giao tiếp với nhau, nhân viên phục vụ bàn chạy từ đầu này sang đầu kia để mang thức uống cho khách, góp phần tạo ra không gian thoải mái, yên tĩnh và cho khách hàng yên tâm thưởng thức hơn, phục vụ và làm hài lòng đối tượng khách hàng cao cấp, khắt khe và cũng góp phần giúp bạn xây dựng thương hiệu vững bền.

Một số tính năng khác

• Hạn chế việc tự ý chỉnh sửa hoá đơn của nhân viên
• Phân quyền truy cập cho từng cấp bậc nhân viên
• Khả năng tương thích với máy POS bán hàng

Kết luận

Phần mềm quản lý quán cafe Mona Solutions dành cho tất cả những ai đang kinh doanh trong lĩnh vực cà phê – thức uống, kể cả chủ quán cafe bình dân, quán cafe cao cấp hay những chuỗi cafe lớn đang muốn tiếp tục mở rộng.

Dù cho bạn là ai đi chăng nữa, cũng không thể phủ nhận rằng phần mềm quản lý quán cà phê là một công cụ cực kỳ đắc lực và hữu ích để đầu tư, nhằm nâng cao chất lượng cũng như đảm bảo doanh thu cho quán của bạn. Chúc bạn thành công!