Tham khảo các dịch vụ thiết kế website, dịch vụ SEO, lập trình web-app, cắt HTML và lập trình di động

Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực nhất trong khâu quản lý tại các Trung tâm Tiếng Anh. Đặc biệt, trong những năm gần đây khi nhu cầu học tiếng Anh, ngoại ngữ ngày một tăng cao, thì việc đầu tư một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được đánh giá là giải pháp đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong quá trình quản lý học viên của trung tâm, đồng thời giúp người quản trị trung tâm có thể bao quát tình hình của nhiều chi nhánh trong cùng một lúc mà không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực hoặc cơ sở vật chất để hệ thống quá mọi thứ. Bạn là một chủ trung tâm ngoại ngữ, tiếng Anh đang tìm kiếm giải pháp cho doanh nghiệp của mình? Một số thông tin trong bài viết sau đây sẽ hữu ích cho nhu cầu của bạn! 

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?

Như đã khẳng định trong quan điểm nêu trên, một ứng dụng quản lý trung tâm ngoại ngữ thật sự là một trong những giải pháp quản lý vô cùng hiệu quả, đặc biệt là đối với những ai đang hoạt động trong ngành giáo dục ngoại ngữ, hay thậm chí là các ngành đào tạo kỹ năng mềm, quản lý trung tâm dạy nghề. Nó cung cấp giải pháp cho khả năng toàn diện trong việc quản lý các hoạt động của Trung tâm, bao gồm những thông tin liên quan tới lớp học, giảng viên, học viên, nhân viên quản lý, tư vấn,…

Vậy, với việc đầu tư một công cụ quản lý trung tâm ngoại ngữ, thì bạn sẽ tối ưu đến mức tối đa việc lưu trữ, quản lý, hỗ trợ, thậm chí là chăm sóc học viên. Từ cơ sở đó, chất lượng phục vụ học viên tại trung tâm bạn sẽ được nâng cao, đồng thời nguồn nhân lực – cơ sở vật chất của trung tâm cũng được tối ưu ở mức tốt nhất sẽ là tiền đề giúp bạn quản lý doanh nghiệp một cách cực kỳ hiệu quả.

Đối tượng nào nên sử dụng ứng dụng quản lý trung tâm ngoại ngữ ?

Trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay, phần lớn những phương pháp quản lý truyền thống đã trở nên lỗi thời, bộc lộ những thiếu sót trong việc quản lý và không còn phù hợp. Việc chậm trễ trong xử lý, tiếp cận thông tin, chất lượng phục vụ và chăm sóc học viên kém luôn là những vấn đề nan giải.

Kể cả khi bạn là một trung tâm có quy mô lớn hay nhỏ, là hệ thống chuyên nghiệp hay tư nhân, đã hình thành lâu đời hay mới nổi, thì tôi khuyên bạn nên đầu tư và sử dụng ngay một hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh khi gặp phải những khó khăn sau:

• Trung tâm của bạn đầu tư quá nhiều vào quảng cáo, song không đo lường và phân tích được tính hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo đã khởi chạy.
• Mất quá nhiều thời gian cho việc báo cáo thống kế, tổng hợp, đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông.
• Khi giải quyết một nhân sự nghỉ việc, đồng nghĩa doanh nghiệp cũng đối mặt với tình trạng mất data khách hàng vào tay đối thủ.
• Không sâu sát trong khâu chăm sóc học viên, dẫn đến việc bỏ sót thông tin, thậm chí là bỏ qua những khách hàng tiềm năng nhất.
• Trung tâm gặp vấn đề trong việc xây dựng mối quan hệ khách hàng đối với học viên cũ. Chỉ tập trung tìm kiếm học viên mới mà mà bỏ qua việc chăm sóc đối tượng cũ.
• Thiếu thông tin của học viên do không quản lý được đầy đủ data học viên, từ đó thiếu cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc.

Lợi ích từ hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ

Tối ưu Marketing

Việc đầu tư một ứng dụng quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ giúp việc quản lý thông tin của các học viên dễ dàng hơn, khi tất cả mọi thông tin đều được hệ thống hoá trên phần mềm. Bạn có thể thực hiện cùng lúc các tác vụ như ghi nhận thông tin nguồn học viên đăng ký để tối ưu hoá các chiến dịch tiếp thị, truyền thông hiệu quả; phân chia lớp học theo trình độ, nhu cầu của học viên; quản lý lịch dạy của giảng viên một cách khoa học, tránh tình trạng sơ sót dẫn đến thiếu chuyên nghiệp.

Mặt khác, việc sở hữu đầy đủ và hệ thống data học viên sẽ giúp bạn có thể chăm sóc học viên dễ dàng hơn, đồng thời thực hiện các chiến dịch Remarketing thông qua SMS, Email,…

Tối ưu về Sales

Dựa trên thông tin cung cấp của học viên như đầu vào, cũng như các hiệu quả mà chiến dịch Marketing mang lại, trung tâm có thể thấu hiểu cụ thể hơn về insight của khách hàng, xác định nhu cầu thực sự đối với khoá học, từ đó rút ngắn thời gian và gia tăng tốc độ chốt sales, tăng sinh lợi nhuận.

Chất lượng tư vấn cũng là một khía cạnh đáng để quan tâm. Khi mọi thứ đều được hệ thống hoá, người quản lý cũng sẽ có thể phân thích được hiệu quả của quá trình tư vấn giữa nhân viên và học viên, kịp thời phát hiện vấn đề, song song đó là kiểm soát doanh thu tốt hơn.

Quản lý đội ngũ nhân sự

Cùng với việc sử dụng phần mềm quản lý trung Tiếng Anh, tất cả mọi báo cáo về lịch sử giao dịch của tư vấn viên và học viên đều sẽ được thống kê một cách rõ ràng, chi tiết, giúp cấp trên nắm bắt được tiến độ công việc cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên tư vấn một cách cụ thể hơn, từ đó kiểm soát KPI dễ dàng hơn.

Tất nhiên là khi dữ liệu data học viên được cập nhật một cách đầy đủ trên hệ thống, thì tình trạng bị tuồn thông tin khách khi có nhân sự nghỉ việc cũng sẽ được giải quyết triệt để, do dữ liệu thuộc về trung tâm và được quản lý bởi hệ thống.

Đối với bộ phận chăm sóc học viên, khi những nguyện vọng, góp ý, mong muốn và yêu cầu của học viên được ghi nhận đầy đủ, thì họ cũng sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình tốt hơn.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ nào tốt hiện nay?

Khi việc sử dụng công cụ quản lý trung tâm giáo dục đang ngày càng trở nên phổ biến, thì người dùng cũng chú trọng đến nhiều yếu tố hơn. Và một trong số những yếu tố đó chính là giao diện thân thiện với người dùng cũng như sự phù hợp của phần mềm quản lý với tính chất của ngành đào tạo.

Dựa trên cơ sở đó, hiện tại, nền tảng quản lý trung tâm ngoại ngữ – tiếng Anh Mona eLMS hiện đang là lựa chọn phổ biến được các trung tâm tiếng Anh lựa chọn cho nhu cầu của mình.

Mona eLMS là gì?

Mona eLMS – phần mềm chuyên quản lý trung tâm ngoại ngữ được cung cấp bởi Mona Media, là một ứng dụng trên nền tảng Web-App, tích hợp giữa hệ thống quản lý đào tạo, phần mềm học tập LMS ( Learning Management System ) và quản lý học trực tuyến Elearning, cho phép người quản lý có thể nắm rõ được toàn bộ tình hình về chương trình đào tạo của 1 hoặc một hệ thống nhiều trung tâm, trong đó, bạn sẽ quản lý đực tài liệu, giáo trình, dữ liệu đào tạo cho cả hình thức học truyền thống và học trực tuyến.

Đặc điểm của phần mềm Mona eLMS

Được xây dựng trên nền tảng Web-App, Mona eLMS sở hữu những ưu điểm xử lý công việc của một phần mềm truyền thống, đồng thời cũng sở hữu tính linh hoạt và tiện lợi của một website để có thể đáp ứng tốt mọi nhu cầu sử dụng của người dùng. Đây là công cụ quản lý trung tâm ngoại ngữ – Tiếng Anh chuyên nghiệp hơn hẳn so với những gói phần mềm đại trà không được tối ưu tốt khác, cụ thể:

• Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ – tiếng anh Mona eLSM giúp bạn quản lý tất cả những công việc mang tính phức tạp cao, như quản lý tài chính, quản lý điểm số, quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ, bằng cấp, chứng chỉ,… rút ngắn thời gian gấp nhiều lần so với việc làm sổ sách rời rạc trong các phần mềm trọn gói không được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ của trung tâm.
• Một ứng dụng quản lý trung tâm Anh Văn chất lượng cũng được xem là biểu tượng cho sự chuyên nghiệp trong hoạt động giảng dạy của trung tâm đó, từ đó tạo dựng lòng tin đối với các học viên và khách hàng tiềm năng về trung tâm dạy học của mình.

Ngoài ra, ứng dụng quản lý trung tâm ngoại ngữ cũng có thể phát triển và xây dựng thành ứng dụng di động quản lý trung tâm để phù hợp với xu hướng mới hiện nay, khi mà việc sử dụng những chiếc smartphone nhỏ gọn cho việc theo dõi, quản lý đào tạo đang trở nên phổ biến bởi tính tiện lợi, mọi lúc, mọi nơi của nó.

Một số tính năng cơ bản của nền tảng quản lý trung tâm ngoại ngữ Mona eLMS

Quản lý đầu vào nhận học viên, tuyển sinh:

• Lưu trữ dữ liệu đăng ký theo thời gian thực
• Tổng hợp kết quả số lượng học viên đăng ký từ các nguồn.
• Lưu trữ kết quả thi đầu vào của học viên qua từng thời điểm thi cử
• Cập nhật kết quả xét tuyển
• Xếp lớp cho học viên theo điểm số đầu vào

Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ

• Lưu trữ thông tin học viên, hỗ trợ tra cứu và tổng hợp nhanh chóng
• Thống kê học viên đang theo học, bảo lưu kết quả, tình trạng chuyên cần của học viên
• Xuất báo cáo kết quả học tập của học viên
• Hỗ trợ chia lớp theo điểm số sau mỗi khóa học
• Hỗ trợ người quản lý giám sát và theo dõi các thông tin trên.

Quản lý giáo viên, giảng viên và nhân viên

• Lưu trữ thông tin, đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên
• Nhận thông tin ứng tuyển cho các vị trí
• Quản lý chuyên cần của giảng viên
• Quản lý chất lượng bài giảng
• Thống kê số giờ giảng dạy tối đa của từng giảng viên
• Lưu trữ giáo án Training cho giảng viên
• Sắp xếp lớp học cho giảng viên qua từng khoá học
• Phân cấp học viên đúng với trình độ giảng dạy của giảng viên
• Chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, minh bạch.

Quản lý lớp học, khoá học và đào tạo

• Xếp lớp rõ ràng theo đúng trình độ của học viên và giảng viên
• Phân chia lớp theo thời khoá biểu chi tiết
• Gửi thông báo đến học viên và giảng viên
• Lưu trữ toàn bộ kết quả của học viên và đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên
• Điều chỉnh các yêu cầu của học viên như yêu cầu chuyển lớp, lớp có học viên mới, lưu trữ yêu cầu bảo lưu cho học viên,…

Quản lý tài chính

• Công cụ quản lý trung tâm tiếng Anh tích hợp trình quản lý vấn đề thu phí học viên.
• In biểu phí sau khi nhận tiền đóng
• Quản lý dòng tiền thu chi của trung tâm
• Theo dõi thời gian đóng học phí của học viên
• Xuất kết quả chấm công, tính lương cho giảng viên.

Tính lương, hoa hồng, thống kê kế toán

• Tính lương nhân viên theo nhiều hình thức: buổi, ca, tháng, tuần, ngày,…
• Tự động tính thêm giờ làm, căn cứ trên bảng tổng hợp chấm công
• Kết xuất bảng tính lương
• Tự động tính thuế TNCN
• Theo dõi lương, điều chỉnh tăng giảm phù hợp

Quản lý hệ thống Elearning kết hợp

• Dạy kèm 1-1
• Dạy nhóm online
• Bán khóa học Video
• Bán dụng cụ học tập và các sản phẩm đi kèm khác.

Tích hợp liên kết với website giới thiệu trung tâm ngoại ngữ

• Đồng bộ hoàn toàn với website trung tâm ngoại ngữ
• Đồng bộ thông tin học viên cũng như các yêu cầu của học viên
• Nhận yêu cầu tư vấn, đăng ký khoá học từ website
• Giới thiệu và marketing hoàn hảo cho trung tâm ngoại ngữ tiếng Anh.

Phần mềm liên kết App quản lý tiện lợi

• Quản lý cho giảng viên nhận thông báo, điểm danh, chấm công
• Sổ liên lạc điện tử cho phụ huynh, học sinh
• Quản lý, thống kê báo cáo chi tiết cho lãnh đạo
• Thanh toán học phí trực tuyến
• Điểm danh, dạy học trực tuyến.

Kết luận

Giữa rất nhiều phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, tiếng Anh đại trà khó đảm bảo chất lượng như hiện nay, hy vọng rằng những chia sẻ trên của Mona Solutions sẽ giúp bạn chắt lọc những thông tin hữu ích nhất cho nhu cầu trung tâm của mình. Chúc bạn thành công.