Đây là một câu hỏi rất phổ biến của những chủ doanh nghiệp, đặc biệt là khi họ chưa hình dung ra rằng việc ứng dụng một công cụ kế toán này vào thực tiễn và biến hệ thống làm việc thủ công chuyển giao sang công nghệ sẽ như thế nào va mang lại tính hiệu quả trong công việc ra sao.

Thực tế, có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu kinh phí, thuận tiện trong báo cáo,… đều là những ưu điểm tuyệt vời mà doanh nghiệp có thể thụ hưởng chỉ với việc đầu tư vào một phần mềm kiểm toán tài chính trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.

Hãy để Mona Media giúp bạn hiểu rõ hơn về loại công cụ kế toán trước khi đưa ra quyết định phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp của mình nhé!

Phần mềm kế toán là gì?

Nói đơn giản, đây là một ứng dụng được thiết kế nhằm đáp ứng các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp một cách đầy đủ nhất, hỗ trợ công việc cho bộ phận kế toán,

Thực chất, đây là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính để có thể hỗ trợ bạn làm báo cáo tài chính, trích xuất các loại báo cáo một cách chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp. Chúng thường có đầu vào là số liệu của các chứng từ cho người dùng nhập vào. Dựa trên các thủ tục, quy trình có sẵn, phần mềm sẽ xử lý và đưa ra những báo cáo chính xác.

Việc sử dụng phần mềm giúp cho kế toán có thể đưa ra báo cáo với con số chuẩn, hiệu quả, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Mặt khác, nó cũng giúp người làm kế toán cảm thấy dễ dàng và thoải mái hơn trong công tác làm việc.

Một số tính năng cơ bản của phần mềm kế toán

Quản lý và phân tích tài chính hiệu quả

• Trình theo dõi thu chi các giao dịch tiền mặt, tiền gửi tại các ngân hàng, bao gồm nhiều loại tiền tệ. Tự động tính hạch toán về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
• Thực hiện kế toán công nợ, thu theo từng khách hàng, từng dự án, từng hóa đơn, hợp đồng,… Các công nợ được quản lý thu theo hạn thanh toán, quy định, hạn mức về giá trị và thời gian nợ.
• Kế toán công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, hoá đơn,… và phải trả theo hạn thanh toán, quy định.
• Báo cáo thuế, theo dõi các khoản thuế và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Khai thuế đầu vào đầu ra ngay khi lập chứng từ từ phần hệ kế toán. Tất nhiên là các chính sách và biểu mẫu thuế mới nhất cũng luôn được cập nhật thường xuyên và liên tục.
• Báo cáo tài chính thông qua một số văn bản: bảng cân đối kế toán, báo cáo kinh doanh, lãi/lỗ, lưu chuyển tiền tệ.
• Trình kế toán tổng hợp: Tập hợp tất cả các dữ liệu từ vốn tiền mặt, công nợ thu chi, giá thành, tài sản cố định, mua bán, tồn kho,… để lập báo cáo tổng hợp, báo cáo thuế, báo cáo tài chính,…

Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm/ dịch vụ

Chức năng theo dõi chi phí các dự án, sản phẩm, công trình và thực hiện công tác lên giá thành kế hoạch, phân tích giá thành kế hoạch và giá thành thực tế là một trong những tính năng mà nhiều giám đốc doanh nghiệp có thể cân nhắc để đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh.

Quản lý mua hàng – bán hàng

Theo dõi quản lý tình hình mua hàng, số lượng, xuất nhập, phân tích chi phí mua hàng theo từng giai đoạn. Đồng thực hiện kê khai, theo dõi thuế VAT, thuế nhập khẩu.

Các phần mềm kế toán còn có thể tích hợp theo dõi hoạt động bán hàng, in hoá đơn bán lẻ, xuất hoá đơn GTGT, quản lý, hạch toán hàng bị trả lại. Một số tác vụ khác có thể thực hiện bao gồm: khai báo và tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra ( chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi,…

Nghiệp vụ kho

Quản lý kho và hàng hoá tồn kho, kết hợp số liệu từ quản lý bán hàng và mua hàng để phân tích và kiểm soát số lượng thật chặt chẽ.

Ngoài ra tài sản cố định cũng sẽ được kiểm soát về lượng tăng giảm, tính hạch toán khấu hao, điều chỉnh giá trị khấu hao theo nhu cầu quản lý, kiểm kê tài sản theo từng nhóm, đối tượng sử dụng,…

Nghiệp vụ lương

Một số phần mềm kiểm toán cho phép doanh nghiệp tự động hoá toàn bộ quy trình tính lương trong doanh nghiệp.

Dựa vào đó, các nhân viên kế toán, nhân sự có thể giảm thiểu các công việc như lập bảng chấm công theo thời gian, tính lương theo hệ số, theo mức lương thỏa thuận, tự động hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN, lập bảng thanh toán lương, thuế TNCN, bảo hiểm,… Không chỉ vậy, các công việc như tính lương làm thêm giờ, làm đêm,… cũng được ghi nhận và xử lý để hạn chế những sai sót có thể xảy ra.

Lợi ích của phần mềm kế toán với doanh nghiệp

Tiết kiệm thời gian

Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần mềm kiểm toán chính là bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian như khi sử dụng các hệ thống kế toán cũ.

Kế toán là một quá trình liên quan tới chi tiết, đòi hỏi sự tỉ mỉ cao độ. Kế toán cũng liên quan mật thiết đến các quy định, luật lệ, thuế và nhiều tính toán phức tạp khác. Một nền tảng kế toán cũng được thiết kế dựa trên những yêu cầu gắt gao trên sẽ giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật, giải quyết các phép tính từ đơn giản tới phức tạp với độ chính xác cao. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập liệu và in ra kết quả.

Tính chính xác

Bạn không dành thời gian để tính toán các số liệu rắc rối, do đó, sự sai sót do con người có thể được giảm thiểu. Những chương trình kế toán có độ chính xác cao và hiếm khi gặp lỗi, vậy nên nếu có phát sinh thì sơ sót sẽ nằm ở khâu nhập liệu hoặc thông tin nguồn nhập đã sai lệch ngay từ ban đầu.

Hầu hết những ứng dụng kế toán sẽ hỗ trợ hướng dẫn toàn bộ quy trình nhập liệu thông tin khách hàng và nhân viên, chỉ cần nắm bắt một lần để các thao tác trở nên nhanh và gọn hơn, từ đó giảm thiểu sai sót, cải thiện chất lượng sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Dễ sử dụng

Hầu hết các công cụ kế toán đều được xây dựng với giao diện đơn giản, dễ hiểu, dễ sửu dụng.

Bạn chỉ cần dành thời gian cài đặt chương trình, nhập dữ liệu vào hệ thống mà không nhất thiết phải tốn thời gian đọc hướng dẫn để biết cách sử dụng.

Một số hệ thống kế toán có trình điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu thiết thực của từng doanh nghiệp khác nhau. Các tính năng phổ biến thường thấy là lưu trữ báo cáo cho các mục đích khác nhau, theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, quản lý bảng lương nhân viên,…

Phần mềm kế toán Mona DMS – giải pháp kế toán hiệu quả

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm có sẵn có thể đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, quản lý dữ liệu và giải pháp kế toán, thì Mona DMS là một lựa chọn cực tốt mà bạn có thể tham khảo.

Dẫu chức năng quản lý của phần mềm Mona DMS không hoàn toàn mạnh mẽ như những phần mềm quản lý độc lập, nhưng nhìn chung, thì đây là một phần mềm quản lý chuyên dụng về pháp lý, có thể giải quyết đa dạng các vấn đề từ quản lý dữ liệu, quản lý hoạt động kinh doanh và quản lý kế toán chỉ trong một sản phẩm duy nhất.

Song, nếu nhu cầu về hệ thống kế toán của bạn nhiều hơn thế, bạn có thể tham khảo dịch vụ thiết kế phần mềm riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Dịch vụ thiết kế ứng dụng kế toán

Hiện nay, một trong những cách chứng minh sự chuyên nghiệp và hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp chính là sử dụng phần mềm, mà công cụ kế toán chính là công cụ cần thiết và hữu ích nhất để hỗ trợ cho các hoạt động của doanh nghiệp.

Thay vì thuê nhiều nhân viên xử lý các vấn đề về kế toán, hoặc buộc nhân viên kế toán phải thực hiện nhiều thao tác thủ công mất thời gian, phức tạp, dễ sai, thì tìm kiếm một đơn vị chuyên lập trình phần mềm để thiết kế phần mềm kế toán không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn mang lại kết quả, hiệu quả cao cho doanh nghiệp với những ưu điểm sau:

Ưu điểm, lợi thế của việc xây dựng hệ thống kế toán

• Tính bảo mật cao: Giúp doanh nghiệp hạn chế khả năng dữ liệu bị đánh cắp, xem trộm, gây hậu quả xấu, ảnh hưởng đến tình hình thực tế của doanh nghiệp.
• Dễ sử dụng: Thiết kế giao diện chuẩn UX/UI dễ nhìn, hỗ trợ đa ngôn ngữ, chỉ cần thao tác các bước cài đặt chương trình phần mềm và nhập dữ liệu trên hệ thống. Các chức năng lưu trữ, lập báo cáo, theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, quản lý bảng lương nhân viên, quản lý hoá đơn hàng,… đều có thể được tích hợp sẵn.
• Các tính năng hấp dẫn khác: Không chỉ hỗ trợ tính năng đơn giản như lưu trữ số liệu, lập báo cáo, phần mềm còn hỗ trợ phân tích, đánh giá, so sánh những khoản tài chính với nhau, quản lý mọi mặt liên quan như hoá đơn, nợ, lập bảng cân bằng, quản lý tài sản, hàng tồn kho,… được liên kết trực tiếp với dữ liệu nhập vào nhằm đưa ra kết quả, thông tin chính xác và nhanh chóng.

Quy trình thiết kế phần mềm kế toán tại Mona Media

Để đảm bảo mang lại chất lượng cao cho khách hàng, đội ngũ thiết kế phần mềm đã xây dựng một quy trình thiết kế tỉ mỉ cho từng dự án, sản phẩm.

• Tiếp nhận và trao đổi thông tin với khách hàng về phần mềm 
• Trao đổi chi tiết, sau khi thống nhất sẽ tiến hành ký hợp đồng
• Tìm hiểu nghiệp vụ, nhu cầu của công ty, hoạt động kinh doanh để lên ý tưởng thiết kế phù hợp 
• Thiết kế giao diện, code, lập bảng demo cho phần mềm
• Gửi demo, tiếp nhận feedback và sửa theo ý khách hàng
• Hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ triển khai
• Bàn giao toàn bộ cho khách hàng, và thanh toán hợp đồng

Kết luận

Ứng dụng kế toán là một trong những công cụ hữu ích và hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

Để lựa chọn được cho mình một nhà cung cấp phần mềm kế toán phù hợp, trước tiên, mỗi doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và khả năng tài chính của mình, sau đó tìm hiểu các nhà cung cấp trên thị trường để sáng suốt lựa chọn cho mình người bạn đồng hành, cùng nhau giải quyết những nỗi lo về các con số. Nếu bạn đang có nhu cầu thiết kế phần mềm với giá thành hợp lý, chuyên nghiệp và có thể đáp ứng đầy đủ, chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp, hãy đến với công ty lập trình Mona Media.

Hy vọng rằng những chia sẻ trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về phần mềm kiểm toán cũng như trao cho bạn một địa chỉ uy tín về lập trình, thiết kế phần mềm. Chúc bạn thành công.