1/ Phần mềm quản lý dữ liệu là gì?

Phần mềm quản lý dữ liệu DMS

Phần mềm quản lý dữ liệu (DMS – Document Management System) là các loại phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho việc quản lý tài liệu với số lượng lớn. Ngoài việc cung cấp “không gian” lưu trữ, các phần mềm này cũng sở hữu rất nhiều tính năng và công cụ hỗ trợ để những công việc liên quan đến nguồn thông tin dữ liệu này trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.

So với việc lưu trữ, tìm kiếm tài liệu trên các thiết bị hay các nền tảng phổ biến, phần mềm quản lý thường mang đến nhiều tính năng ưu việt hơn trong việc quản lý, kiểm soát dữ liệu một cách bài bản, hệ thống.

Chức năng cơ bản

Phần mềm quản lý nhìn chung có 2 chức năng cơ bản là thu nhận dữ liệu và quản lý dữ liệu

• Thu nhận dữ liệu là giai đoạn đầu vào. Phần mềm sẽ tiếp nhận các thông tin, tiến hành phân loại và lưu trữ dưới nhiều định dạng khác nhau như hình ảnh, văn bản, file tài liệu PDF, âm thanh, video,… thông qua thao tác đăng tải, sao chép hoặc quét tài liệu.
• Lưu trữ dữ liệu là việc tạo ra các không gian để sắp xếp các loại tài liệu được đăng tải. Khi ấy, người sử dụng có thể dễ dàng tìm kiếm và khai thác thông tin tài liệu theo nhiều hướng khác nhau như chia sẻ, chỉnh sửa, sao lưu, đánh giá nhận xét,…

Ứng dụng phần mềm quản lý dữ liệu

Bất kể tổ chức, công ty, doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng riêng cho mình một kho dữ liệu cho những công việc khác nhau như tuyển dụng, chăm sóc khách hàng,  tài liệu chuyên ngành, thông tin sản phẩm – dịch vụ,…

Do đó, ứng dụng của phần mềm quản lý dữ liệu hiện nay đặc biệt đa dạng. Không ít doanh nghiệp đầu tư một khoản chi phí lớn để lựa chọn và tối ưu hóa hiệu quả của phần mềm DMS tới quy trình vận hành, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2/ Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu

Tiết kiệm thời gian

Với các công cụ hỗ trợ từ phần mềm quản lý, rất nhiều công đoạn trong việc nhập dữ liệu, sắp xếp thông tin, xử lý các file tài liệu đều được tự động hóa. Đồng thời, các công việc liên quan cũng trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Nhân viên phụ trách sẽ không phải mất hàng giờ cho việc tìm kiếm, đối chiếu dữ liệu mà còn có thể nhanh chóng tạo lập những bản báo cáo với thông tin, số liệu hoàn toàn chính xác. Thời gian lãng phí cho việc thu xếp tài liệu của doanh nghiệp sẽ được rút ngắn tối đa.

Tiết kiệm chi phí

Nhờ hình thức lưu trữ và khai thác thông tin tiên tiến, các phần mềm quản lý dữ liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí trên nhiều phương diện. Đầu tiên là giảm bớt chi phí lưu trữ khi bạn không cần phải chi tiền cho sổ sách, file tài liệu, in ấn, kho lưu trữ thông tin,… Cùng với đó, bạn sẽ không phải thuê nhiều nhân viên quản lý tài liệu cố định và vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Cải thiện hiệu suất công việc

Từ việc rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, tài liệu với sự trợ giúp của phần mềm quản lý, các công việc kế tiếp theo quy trình cũng được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đội ngũ nhân viên có thể loại bỏ hoàn toàn những rắc rối xoay quanh việc tìm kiếm, sử dụng kho dữ liệu. Theo đó, họ có thể tập trung và đẩy mạnh hiệu quả của các công việc, dự án mà họ phụ trách. Bước tiến quan trọng này sẽ giúp hiệu quả kinh doanh, hoạt động có những bước tiến đáng kể.

Cập nhật liên tục

Phần mềm quản lý dữ liệu hiện nay ứng dụng điện toán đám mây giúp bạn có thể truy cập, tìm kiếm và sử dụng nguồn tài liệu ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ lúc nào và bằng bất kỳ thiết bị nào. Trong quá trình sử dụng, tất cả các file dữ liệu sẽ được cập nhật theo thời gian thực. Ví dụ, nếu bạn vừa chỉnh sửa xong nội dung công việc, các nhân viên của bạn khi truy cập vào file có thể nhanh chóng nắm bắt được những thay đổi mới mà không cần phải chờ đợi hay sử dụng thêm những bản lưu trữ khác.

Tính bảo mật cao

Bạn có thể gia tăng khả năng bảo mật thông qua việc phân quyền cho người truy cập và xây dựng bảo mật đa tầng. Cả hai phương thức này sẽ giúp quản lý kho thông tin dữ liệu hiệu quả hơn, đảm bảo dữ liệu không bị chỉnh sửa bởi những người không chuyên trách, hạn chế tối đa thông tin tài liệu quan trọng của công ty bị tiết lộ ra bên ngoài.

3/ Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý dữ liệu

Thu nhập dữ liệu

Thu nhập dữ liệu là nhóm tính năng xử lý đầu vào thường bao gồm: phân loại tài liệu, nhận dạng tài liệu tự động, lưu trữ tài liệu theo form cài đặt sẵn, đối chiếu thông tin, kiểm tra chỉnh sửa thông tin, phân phối thông tin đến các bộ phận/ tài khoản phụ trách,…

Quá trình nhập dữ liệu đầu vào có thể tiến hành thông qua các hình thức sao lưu từ những file dữ liệu có sẵn, scan tài liệu từ máy quét hoặc nhập thủ công. Dù theo hình thức nào, các tài liệu này đều cần được lưu trữ và sắp xếp theo một số quy tắc nhất định để đảm bảo độ chính xác và nâng cao hiệu quả sử dụng về sau.

Lưu trữ dữ liệu

Quản lý tài liệu gồm các tính năng phân loại, xây dựng các kênh thư mục hoặc các hình thức tra cứu giúp tạo thuận lợi tối đa và rút ngắn thời gian tìm kiếm. Tính năng lưu trữ cần đảm bảo lưu trữ được nhiều định dạng tài liệu khác nhau và nên có tính năng review để hỗ trợ tối đa việc tìm chọn tài liệu cần thiết.

Cùng với đó, với các hình thức web-app, quá trình lưu trữ tài liệu trên các nền tảng online sẽ gỡ bỏ rào cản về không gian, thời gian, giúp quá trình lưu và sử dụng tài liệu được thực hiện mọi lúc, mọi nơi.

Khai thác dữ liệu

Phần lớn các dữ liệu được lưu trữ đều nhằm phục vụ cho các hoạt động sau này của doanh nghiệp. Do đó, các phần mềm dữ liệu cần phải đem đến các bộ công cụ cơ bản để người dùng có thể khai thác, sử dụng những thông tin lưu trữ hiệu quả nhất.

Một số tính năng cơ bản về khai thác dữ liệu có thể kể đến sao chép, chỉnh sửa, đối chiếu các phiên bản chính sửa, chia sẻ tài liệu, tiến hành báo cáo, phân tích số liệu,…

Phân quyền truy cập

Dựa trên vị trí và yêu cầu công việc, mỗi nhân viên của doanh nghiệp chỉ cần tiếp cận và sử dụng một số lượng tài liệu nhất định. Cũng vì lý do này, bạn cần tiến hành phân quyền truy cập, vừa giúp nhân viên tiếp cận tập trung với những tài liệu cần thiết, vừa giúp đảm bảo dữ liệu được bảo mật, tránh tình trạng tài liệu bị chỉnh sửa không phù hợp gây ảnh hưởng đến công việc chung.

Với phần mềm quản lý dữ liệu, người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát và phân quyền truy cập phù hợp cho tài khoản của nhân viên theo vị trí chức vụ tương ứng.

Sao lưu – khôi phục

Các hình thức lưu trữ trước đây thường dễ gặp rủi ro do tác động từ bên ngoài như sổ sách bị rách, mối mọt, bị thất lạc, thiết bị lưu trữ hỏng, nhiễm virus,…. Nhưng với cách thức lưu trữ online của các phần mềm quản lý dữ liệu hiện nay thì vấn đề này không còn đáng lo ngại. Tùy theo tính năng của từng loại phần mềm, bạn có thể cài đặt sao lưu tự động sau những khoảng thời gian nhất định để tránh rủi ro cho kho lưu trữ thông tin của công ty.

Tính năng bảo mật

Phần mềm quản lý dữ liệu được thiết kế với các tính năng bảo mật chuyên biệt, không ít phần mềm được cài đặt bảo mật đa tầng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng mà không cần lo lắng tài liệu bị truy cập từ những nguồn độc hại bên ngoài.

Mona Media – Công ty thiết kế phần mềm chuyên nghiệp hàng đầu[/caption]

4/ Phần mềm quản lý dữ liệu Mona Media – giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp

Tính năng tiêu chuẩn

Tính năng và công cụ của phần mềm quản lý dữ liệu thiết kế bởi công ty phần mềm Mona Media đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu thiết yếu với một phần mềm DMS. Nhờ vậy, một mặt các tính năng này giúp người dùng giải quyết các công việc thêm nhanh chóng, đơn giản, hiệu quả; mặt khác, chúng giúp cho hoạt động chung của doanh nghiệp diễn ra ổn định, hiệu quả và đem về những lợi ích vượt bậc.

Thiết kế theo nhu cầu khách hàng

Cùng là lưu trữ dữ liệu nhưng những loại tài liệu khác nhau, ở lĩnh vực khác nhau đều có những yêu cầu và đặc thù rất riêng. Do đó, thay vì chỉ sử dụng các phần mềm cơ bản, có sẵn trên thị trường, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ thiết kế phần mềm của Mona Media để tạo ra sản phẩm phù hợp, ứng dụng hiệu quả trong giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp, tối ưu hóa các công việc liên quan đến xử lý tài liệu, lưu giữ thông tin.

Khả năng tích hợp, hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp

So với nhiều phần mềm quản lý dữ liệu thông thường, sản phẩm của Mona có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ, phần mềm trong các lĩnh vực như quản lý kinh doanh, kế toán, quản lý khách hàng,… để tạo nên nền tảng chung, giúp điều phối công việc trong doanh nghiệp thuận tiện, quá trình trao đổi, chia sẻ thông tin dữ liệu cũng trở nên thật dễ dàng.

Đội ngũ chuyên nghiệp

Đội ngũ của Mona Media luôn giữ sự tận tâm và chuyên nghiệp trong mọi dự án. Yêu cầu từ khách hàng đóng vai trò kim chỉ nam, giúp các bộ phận lựa chọn được hướng đi phù hợp, hiệu quả nhằm đem đến sản phẩm chất lượng nhất. Khi bạn tin tưởng và giao phó công việc cho đội ngũ của Mona, bạn sẽ được cam kết đầy đủ về quy trình, chất lượng cũng như thời gian thực hiện. Bạn chỉ cần chờ đợi và nhận lại sản phẩm ưng ý, hiệu quả.