Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc – PMS là những sản phẩm được phát triển chuyên dụng, được thiết kế với nhiệm vụ chính giúp các công ty, các doanh nghiệp có thể thực hiện việc theo dõi, lên kết hoạch, hay tổ chức, quản lý tài nguyên… được thực hiện tốt. Mọi công việc trong quản lý một dự án, hay công việc của doanh nghiệp đều được thực hiện tốt mang lại hiệu quả sử dụng cao như mong muốn.

Với phần mềm quản lý công việc, dự án không chỉ giúp người quản lý có thể chủ động trong việc nắm bắt thông tin, hay xử lý công việc kịp thời và đạt hiệu quả mà mọi thành viên trong nhóm cũng có được khả năng nắm bắt được tin tức cần thiết, kịp thời. Nâng cao được hơn nữa khả năng tương tác, cải thiện được hiệu suất công việc là giá trị mà phần mềm thích hợp được đưa vào sử dụng.

Giá trị của hệ thống quản lý dự án

Phần mềm quản lý công việc khi được đưa vào sử dụng thích hợp mang lại nhiều giá trị và lợi ích lớn. Sản phẩm chất lượng và phù hợp khi đưa vào sử dụng có khả năng giúp hỗ trợ cho doanh nghiệp có thể:

Thực hiện lập kế hoạch thuận lợi

Mọi dự án, công việc của doanh nghiệp được hỗ trợ lập kế hoạch nhanh chóng, khoa học và hợp lý nhất. Thay vì phải mất quá nhiều thời gian, nhân lực cho công việc này thì lúc này việc lập kế hoạch trở nên đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều. Xác định chính xác thời gian hoàn thành, thông tin về ngân sách, hay lịch trình công việc, phạm vi thực hiện,… đều được kiểm soát tốt.

Quản lý công việc đảm bảo tự động hóa giúp lập kế hoạch, cung cấp thông tin liên quan tới những cột mốc quan trọng, hay deadline công việc,… đều được đưa ra chuẩn xác, chi tiết và cụ thể. Nhà quản lý có được nền tảng vững chắc và thống nhất để tiến hành hoàn thành công việc, dự án hiệu quả, đúng tiến trình và thời gian mong muốn.

Quản lý tốt tài nguyên của doanh nghiệp

Có chiến lược quản lý công việc thích hợp, đồng thời có thể phân phối và sử dụng tài nguyên hiệu quả có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình hoàn thành mục tiêu, dự án mà doanh nghiệp đang hướng tới. Nhờ phần mềm quản lý công việc chuyên dụng giúp việc quản lý tài nguyên của mỗi công ty được thực hiện tốt, từ đó giúp mọi mục tiêu từ nhỏ tới lớn đều được giải quyết tốt, với thời gian nhanh chóng nhất.

Nhìn nhận tổng quan về dự án

Cung cấp được thông tin, cái nhìn tổng quát về từng dự án mà đơn vị cần thực hiện, hay tỉ lệ hoàn thành, các dự án đang chạy, dự án đã lên kế hoạch,… Mọi thông tin đều được cung cấp, quản lý chi tiết và cụ thể. Nó giúp mỗi người có được sự chủ động hơn trong việc hoàn thành công việc mà công ty cần hoàn thành. Chủ động trong quản lý, điều chỉnh hay đưa ra những thay đổi cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả được công việc cần hoàn thành ở mức cao nhất.

Cải thiện khả năng tương tác trong nhóm

Mỗi thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận công việc khác nhau, tương đương với bộ phận riêng ở một dự án cụ thể. Thông qua công cụ quản lý công việc, dự án tạo nên không gian thống nhất là nơi để giao công việc, đồng thời cũng giúp các thành viên trao đổi, cập nhật được tin tức dễ dàng, chính xác. Lúc đó việc cùng hỗ trợ nhau hoàn thành công việc, hay điều chỉnh được thời gian làm việc được thực hiện tốt như yêu cầu.

Quản lý ngân sách toàn diện và chính xác

Để hoàn thành một mục tiêu, một công việc thì ngân sách cần đặc biệt chú ý, cân đối sao cho phù hợp nhất. Với phần mềm PMS được ứng dụng thì cân đối ngân sách với dự án, với mô hình kinh doanh, với từng giai đoạn,… sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng. Yếu tố tài chính được kiểm soát và cân bằng hợp lý là số liệu quan trọng, yếu tố tạo nên thành công, đồng thời giúp công việc được hoàn thiện suôn sẻ, tránh sự cố tối đa.

Hỗ trợ báo cáo đầy đủ và chi tiết

Đầy đủ các tính năng cần thiết giúp ứng dụng phần mềm quản lý dự án mang tới nhiều giá trị, lợi ích lớn. Việc hỗ trợ cung cấp báo cáo liên tục, cập nhật thường xuyên giúp đánh giá về hiệu quả công việc, có thể đưa ra được những điều chỉnh và thay đổi phù hợp. Hoàn thành dự án tốt nhất, đúng tiến độ, ngân sách phù hợp,… là điều được đảm bảo như ý. Quản lý và kiểm soát dự án trở nên đơn giản và hiệu quả cao hơn rất nhiều.

Tính năng tiêu chuẩn của phần mềm quản lý công việc

Một phần mềm PMS khi được cân nhắc lựa chọn, được đưa vào sử dụng có nhiều yêu cầu khác nhau cần được đảm bảo. Tìm hiểu, xác định các tính năng cơ bản cần có giúp quyết định khi được đưa ra là thích hợp, hợp lý nhất. Trong đó, chức năng chính của một phần mềm quản lý công việc, dự án đưa vào sử dụng chính là:

Quản lý thông tin dự án

Đây là tính năng quan trọng nhất, cần thiết nhất đối với một ứng dụng theo dõi tiến độ công việc khi được đưa vào sử dụng. Việc hỗ trợ tạo điều kiện cho nhà quản lý dự án có thể thực hiện được mọi công việc, mọi mục tiêu theo đúng kế hoạch, mang lại kết quả cao được thực hiện tốt. Việc tạo lập dự án mới, lập kế hoạch kinh doanh, hay sửa chữa khi cần, ghi lại dự án đang theo dõi, tạo nhiệm vụ,… cùng nhiều lợi ích khác được đảm bảo trong tính năng quản lý thông tin dự án.

Quản lý dự toán đầu tư

Với tính năng quản lý dự toán đầu tư thì việc kiểm soát, nắm bắt thông tin về nguồn vốn, kế hoạch sử dụng vốn, hay quyết định đầu tư của dự án, tới phê duyệt thiết kế, quản lý dự toán về chi phí,… đều được cập nhật và quản lý tốt. Qua đó việc có thể thực hiện dự án theo đúng quy trình, đúng tiến độ và đạt kết quả như mục tiêu đã đề ra.

Lập kế hoạch công việc

Tiến hành lập kế hoạch cụ thể và chi tiết, đồng thời quản lý được quá trình thực hiện theo mức độ ưu tiên, theo cấu trúc của công việc là điều mà chúng ta hoàn toàn có thể yên tâm. Tính năng thông minh này giúp việc đưa ra cảnh báo về thời gian còn lại để hoàn thành dự án cũng được hỗ trợ tốt. Lúc đó mỗi cá nhân, mỗi nhóm, hay toàn doanh nghiệp có sự chủ động trong sắp xếp để thực hiện các phần việc còn lại.

Quản lý tài chính và nguồn nhân lực

Các nguồn tài chính có liên quan tới dự án, các thu chi đều được quản lý tốt, ghi lại đầy đủ. Qua đó quá trình hoàn thành công việc, thực hiện dự án sẽ có được sự chủ động, khả năng diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, việc quản lý và phân bổ nhân viên cũng được thực hiện tốt. Phần mềm PMS giúp việc quản lý và khai thác nguồn nhân lực chính xác, phát huy được tối đa giá trị.

Theo dõi tiến trình và quản lý rủi ro

Khả năng kiểm soát tốt được tiến độ hoàn thành công việc theo từng ngày, theo thời gian thực được đảm bảo. Bên cạnh đó, việc có thể ghi chú lại những lưu ý quan trọng trong công việc, theo dõi thường xuyên, đánh giá rủi ro,… đều được thực hiện tốt như yêu cầu. Qua đó, duy trì được hoạt động ổn định và hiệu quả cho doanh nghiệp là điều có thể yên tâm.

Tính năng nhắc nhở cảnh báo

Nhắc nhở công việc được giao, hay thống kê số lượng công việc đang thực hiện, thông báo công việc đã hết hạn,… qua nhiều hình thức được áp dụng. Tính năng nhắc nhở cảnh báo giúp thúc đẩy công việc được hoàn thành nhanh chóng, đúng tiến độ theo yêu cầu.

Quản lý dữ liệu cho dự án

Mọi dữ liệu, mọi thông tin liên quan tới dự án đều được quản lý và kiểm soát tốt. Lúc đó việc có thể tìm kiếm, sử dụng ngay khi có nhu cầu một cách đơn giản và dễ dàng. Qua đó, duy trì hoạt động ổn định, công việc được thực hiện diễn ra thuận lợi và thành công.

Thống kê và báo cáo

Tính năng thống kê và báo cáo giúp việc nắm bắt thông tin về năng suất nhân viên, hiệu quả hoàn thành công việc, hay trích xuất dữ liệu khi có nhu cầu,… đều được thực hiện tốt. Thông qua đó, duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả cho doanh nghiệp, có thể đánh giá về hiệu quả hoàn thành công việc được đảm bảo tốt.

Thiết kế phần mềm quản lý công việc tại Mona Media

Mang tới nhiều lợi ích giúp phần mềm PMS trở thành công cụ được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Chính những ưu điểm nổi bật, lợi ích mang lại mà phần mềm quản lý dự án được đưa vào sử dụng ngày càng nhiều. Chọn một đơn vị phát triển phần mềm chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ uy tín giúp nhu cầu được tiếp nhận và giải quyết tốt nhất. Lúc đó, ứng dụng sản phẩm hữu ích này mới có được kết quả lý tưởng, nâng cao được khả năng hoàn thành công việc.

Công cụ quản lý công việc của Mona Media trở thành giải pháp đúng đắn mà các đơn vị, các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn. Bởi:

• Được phát triển là phần mềm quản lý công việc, dự án thuần Việt độc quyền có khả năng phù hợp với mọi nhu cầu, mọi quy mô hoạt động của doanh nghiệp Việt. Lúc đó tiếp cận, sử dụng hiệu quả, hỗ trợ cho công việc đều được đáp ứng và giải quyết tốt.
• Phần mềm quản lý dự án của Mona Media đảm bảo kết nối đa nền tảng giúp truy cập, sử dụng tiện lợi, chủ động và dễ dàng với mọi đối tượng người dùng.
• Giao diện phần mềm thiết kế chuẩn UI/UX đảm bảo thân thiện, thích hợp với mọi đối tượng người dùng.
• Phần mềm quản lý công việc nhóm PMS của Mona Media khi đưa vào sử dụng luôn có đội ngũ nhân viên tư vấn, hỗ trợ chuyên nghiệp và hiệu quả 24/7 giúp quá trình ứng dụng của từng đơn vị, từng doanh nghiệp diễn ra thuận lợi.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc trở thành một công cụ hữu ích, không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Chọn phần mềm chất lượng, sở hữu đầy đủ các tính năng, được phát triển bởi đơn vị lập trình uy tín như Mona Media giúp nhu cầu của từng công ty luôn được hỗ trợ và giải quyết tốt như yêu cầu.